Optimiser son travail

Vous avez la boule au ventre sur le chemin du travail ? L'impression de ne jamais être dans les temps ?

Il est possible que votre service comptable soit en suractivité, ce qui est toujours difficile à vivre si l'on est mal préparé. Les informations à traiter arrivent trop vite, et les agents comptables ont l'impression d'être noyés. Pourtant, il est possible de gagner énormément en productivité grâce à des réflexes quotidiens tout simples. Voici 3 conseils pour sortir la tête de l'eau et mener la course tambour battant.

Le Time-tracking, vous connaissez ? Soyez tel le chasseur à l'affut et traquez la moindre minute perdue. Mais comment savoir quand vous perdez du temps si vous ne savez plus où donner de la tête ? Un simple tableau Excel, ouvert toute la journée sur votre pc, peut vous permettre de connaître l'ensemble des tâches réalisées dans la jourée, à la seconde près. Utilisez le raccourcis "ctrl + ;" et "ctrl + :" pour dater et insérer l'heure de l'action effectuée, et utilisez une formule comme "recherchev" pour associer à un nombre une description, par exemple 1 = effectuer des relances clients, 2 = classer des dossiers, 3 = répondre au téléphone, 4 = demandes urgentes de la direction, etc.

Le fait de mettre à jour chaque minute ce genre de tableau demande un peu de temps, j'en conviens. Mais c'est un mal nécessaire, qui permet par la suite de prendre conscience (avec grand étonnement) de la quantité de tâches que l'on peut avoir à effectuer en une journée. Le Time-tracking peut vous permettre d'identifier ce qui vous demande le plus de temps, et ainsi de trouver des solutions. Par exemple, j'ai pu me rendre compte que l'imprimante, située à l'autre bout du couloir du bureau du service comptable, me faisait perdre vraiment trop de temps en allées-et-venues. Bien plus que ce dont je me doutais. J'ai donc fait en sorte de réduire drastiquement mes déplacements en éditant mes documents d'abord en PDF dans un dossier, puis tous ensembles lors d'une seule impression. Faites de même, je suis certain que vous trouverez vous aussi des activités quotidiennes bien trop gourmandes en temps... Alors mettez-les au régime !

Pour ne plus être victime du flot de travail, la meilleure chose est d'anticiper. Quelles vont être vos tâches aujourd'hui ? Avez-vous préparé les éléments nécessaires ? Ayez un calendrier sous Excel, avec jour après jour une préparation de toutes les actions que vous devrez réaliser. Si vous avez beaucoup de choses à devoir vous rappeler, utilisez un widget sympatique comme Sticky Notes, qui vous permettra de faire apparaître des Post-il sur l'écran de votre pc à date et heure programmables. Cet outil tout simple est très rapide, il s'utilise avec les raccourcis clavier et se programme comme un réveil.

Certains réflexes simples vont vous faire gagner du temps. Vous avez des tas de factures à classer ? Mettez-vous debout, face à un bureau suffisamment large et dégagé, et adoptez l'attitude d'un compétiteur lors d'un show télévisé. Je sais que cela paraît bête, mais l'effet est immédiat : concentration, rapidité, vous mettrez tout en oeuvre pour y arriver le plus vite et le mieux possible, comme si vous étiez sur le plateau d'un Show TV à essayer d'emplier des assiettes pour gagner !

Imaginons que vous ayez beaucoup de pièces comptables à saisir : factures d'achat, de ventes, relevés bancaires... Le mieux est de commencer par saisir les achats. peu importe qu'ils soient classés : essayez de les enregistrer aussi vite que possible, sans erreur bien sûr, et de les classer au fur et à mesure de la saisie. Procédez de même pour les ventes. La saisie de la banque sera de toute façon bien plus simple puisque les décaissements pourront être rattachés aux achats correspondants, idem pour les encaissements et les ventes. Ainsi vous anticiperez une partie du lettrage.

Nous sommes tous égaux face au clavier. Chaque jour, des millions d'entre nous utilisent cet outil de travail. En tant que comptable, il vous est impossible aujourd'hui de vous en passer ; mieux, il constitue votre outil le plus courant. Alors pourquoi ne pas chercher à devenir un as du clavier ?

Si vous voulez gagner du temps, apprenez à taper vite, sans erreur, et sans avoir besoin de regarder ni le clavier, ni l'écran. C'est extrêmement efficace, et ce n'est pas d'une grande difficulté. Utilisez Google pour trouver une méthode qui vous convienne, mettez-vous à fond dans votre entaînement, et en quelques jours vous serez tel Mozart pianottant gaiement, et surtout économisant de précieuses minutes par jour. Sachez taper au clavier sans faute et sans regarder vos mains et vous verrez aussi la fatigue diminuer à la fin de la journée !